Команда МИСК – профессионалы дистанционной работы. Координировать работу филиалов, находящихся в разных уголках страны, невозможно без онлайн-инструментов и постоянной коммуникации.
Мы собрали несколько приложений и практик, помогающих нам оставаться продуктивными, сидя дома.
Василина Атоянц, исполнительный директор МИСК:
«Как человек, который находится в декретном отпуске уже два года и соответственно работает большую часть времени из дома, могу посоветовать две вещи:
Определите часы работы и настраивайтесь на рабочую атмосферу
Важно согласовывать график с членами семьи, чтобы в рабочие часы вас не беспокоили. Иначе вы будете постоянно вываливаться из рабочих вопросов и решать домашние проблемы. Если дети маленькие, то рабочий процесс выстраивается вокруг дня малыша. Это значит вставать раньше и больше работать тогда, когда дети спят или заняты. Обязательно нужно приготовить еду заранее. Работа из дома требует четкой самоорганизации, поэтому важно составлять расписание. Придумайте свои ритуалы – например, снимайте пижаму и надевайте одежду, в которой пошли бы в офис или выходите на прогулку на 15–20 минут.
Не держите все в голове
Обязательно составляйте список дел на день. Например, я использую обычный лист бумаги, на который записываю все необходимые задачи в произвольном порядке — без учета их срочности и важности, но разные категории задач выделяю разным цветом: особо важные и срочные — красным, менее приоритетные — зеленым; те, что можно/нужно делегировать — желтым; такие, которые в принципе сделать надо, но не обязательно сегодня — синим, и так далее. Это позволит сразу увидеть, что является самым срочным и важным, а значит, именно с этого и стоит начать. Как только дело сделано, напротив него в табличке ставится галочка. Или можно просто вычеркнуть задачу из списка.
Во время выполнения задач также рекомендую переключить телефон в «Режим полета» и выключать Wi-Fi. Также можно установить MotivateClock, который отслеживает всю вашу активность за компьютером и выдает оценку эффективности вашей работы. Еще одна полезная программа – Focus Assist – в последнем обновлении Windows 10 позволяет на время отключать все оповещения мессенджеров и соцсетей».
Анна Вильгельми, координатор Отдела медиа МИСК:
«Последние три года я работаю удаленно, так что в плане коммуникации мало что поменялось из-за карантина. Недавно мы перевели департамент медиа и исследований на notion – это инструмент-органайзер, где мы планируем новые материалы, ставим задачи, расписываем контент-план соцсетей, храним контакты и общаемся по рабочим вопросам. Notion – это такой микс из Trello, Slack, календаря, таблиц, баз данных и заметок – в общем, ваш личный Джарвис, который знает все о текущих проектах. В программе легко отследить прогресс и увидеть недочеты,там же можно хранить все относящиеся к проекту документы, фото, аудио, видео, ссылки, карты и прочие детали. Программа доступна как в десктопной версии, так и в виде приложений для iOS и Android, и может работать офлайн.
Для планирования больших материалов мы используем mindmeister – это инструмент для создания ментальных карт. Прежде, чем писать большую статью, нужно определиться со структурой. Ментальные карты наглядно показывают все части статьи и их подзаголовки, какая информация у нас уже есть, а какую нужно еще найти и перепроверить.
Расширение для браузераLeechBlockпозволяет блокировать отвлекающие сайты на определенный временной промежуток. Скажем, если вы хотите обезопасить себя от листания ленты фейсбука в рабочие часы, можно заблокировать эту соцсеть на время с 9.00 до 18.00. Обойти блокировку не получится: настраивать время блока можно только по истечении этого периода, то есть если в полдень вам срочно понадобилось поболтать с друзьями, даже для перенастройки блокировки нужно будет ждать до вечера.
Еще недавно я открыла для себя минималистичный офлайн-редактор: он работает только в том случае, если компьютер отключен от сети. Отлично помогает не отвлекаться на соцсети и открытые вкладки, когда вся информация уже собрана и нужно только закончить текст. Конечно, можно просто выключить вайфай и понадеяться на свою силу воли, но кого мы тут обманываем? Иногда соблазн слишком велик.
Кстати, редактор подойдет не только журналистам и работникам текста, но и, например, студентам, которые пересмотрели все 9 сезонов «Клиники», но все никак не могут закончить курсовую работу или сесть за диплом.
Из личного опыта работы на удаленке могу посоветовать следующее:
Разделите рабочую зону и зону отдыха
Не работайте там, где едите или спите, и не отдыхайте там, где работаете. Оставьте диван для просмотра кино, а обеденный стол для еды, и выделите рабочую зону. Окружение сильно влияет на концентрацию, и, если вы привыкнете к тому, что за этим столом вы только работаете, вы сможете легче и быстрее настраиваться на выполнение рабочих задач. Продуктивность возрастет.
Не отказывайтесь от рутины
Маленькие ежедневные ритуалы, которые мы выполняем перед выходом из дома, тоже настраивают нас на работу. Конечно, дома можно работать в пижаме и с неаккуратным пучком на голове, но, если вы привыкли тщательно наносить макияж перед походом в офис, не стоит пренебрегать этой привычкой. Выполняя привычные действия, мы остаемся собранными.
Поддерживайте контакт с коллегами
Больше всего на фрилансе не хватает человеческого общения – того самого трепа у кулера или кофе-машины. И если вся команда в офисе, а вы – нет, вы немного выпадаете из жизни: у ваших коллег inside-шутки «для своих», какие-то фразочки, понятные всем, кроме вас, и, как правило, более доверительные отношения, построенные на личном знакомстве и постоянном контакте. Сейчас, когда на карантине все сидят по отдельности, эта отчужденность фрилансера может и не чувствоваться, но в любом случае поддерживать контакт важно. Заведите отдельный чат-болталку для общения, шуток и локальных мемов – это позволит остаться «на волне» с коллегами, даже не общаясь вербально.
Структурируйте задачи
Выберите ваш собственный метод постановки задач на день и неделю и следуйте тому, что запланировали. Я обычно делю лист бумаги на четыре секции: «важно и срочно» (нужно сделать сегодня или вообще в течение нескольких часов), «важно и несрочно» (приоритет высокий, но может подождать), «неважно и срочно» (как правило, это занудные мелочи, которые можно делегировать) и «несрочно и неважно» (а не стоит ли эту задачу просто вычеркнуть?).
Следите за временем и не работайте круглосуточно
Уходя из офиса, мы оставляем работу там, и можем спокойно отдыхать дома. Когда работаешь из дома, теряешь счет времени, ведь рабочий компьютер здесь рядом, и можно сидеть над заданием до тех пор, пока не закончишь. В итоге вместо положенных восьми рабочих часов мы работаем все двенадцать, забывая об отдыхе. Ни к чему хорошему такой работоголизм не приводит. Ставьте себе таймер и покидайте рабочую зону не позднее получаса после того, как только он прозвенит. Закончить задачу можно и нужно завтра.
Ваша ценность не равна вашей продуктивности
Вы ценны как человек. Не надо оценивать свои достижения только по тому, сколько проектов вы можете тянуть на себе. Рассчитывайте свои силы и не берите на себя больше, чем вы сможете выполнить в ваше рабочее время.
Вы можете ожидать, что высокая нагрузка – это такой вызов себе, где нужно доказать, что вы справитесь. Но вместо удовлетворения («Ура, я смог, я сдал проект за два дня вместо месяца!») приходит опустошенность и эмоциональное выгорание. Не говоря уже о том, что жить на энергетиках и кофеине ради выполнения объемной задачи в сжатые сроки точно не стоит. Ставьте реалистичные для вашего темпа работы цели и не сравнивайте свою скорость с чужими».
Лидия Ковалева, проектный менеджер МИСК:
«Большую часть задач я выполняю за компьютером и в онлайне. Для меня это стало настоящим испытанием, учитывая мою любовь к сериалам, фильмам и комиксам. Сложно оставаться сфокусированной на работе, при свободном доступе к ним и моей склонности к прокрастинации.
Спасением для меня стало приложение, основанное на технике помодоро. Помодоро – это техника концентрации и тайм-менеджмента, позволяющая повысить продуктивность и качество работы. Принцип работы прост: таймер помодоро отсчитывает 25 минут, в течение которых вы фокусируетесь только на работе. Как только время истекает, вы получаете заслуженный короткий перерыв (5 минут) когда можно расслабиться, посидеть в соцсетях или сделать себе чашку кофе. Цикл повторяется четыре раза, и затем, на четвертый раз, наступает время сделать более длительный перерыв (15 минут). В настройках приложений обычно можно указать, сколько времени отведено на то или другое задание.
Существует множество приложений, основанных на данной технике как на компьютер, так и на телефон. Я пользуюсь тем, что нашла в менеджере приложений Ubuntu».
Алишер Кожагулов, корреспондент МИСК:
«Мне и раньше планирование давалось нелегко, а работа на удаленной основе бросает вызов работоспособности. Спасает меня только trello – система онлайн планирования. Приложение бесплатное – и не в течение первого месяца, а всегда.
Я вношу на доску все свои задачи: от крупных рабочих проектов до изучения иностранных языков. Но самое важное для меня – чек-листы и дедлайны. Не открывая карточку, можно увидеть, сколько пунктов уже выполнено и сколько времени осталось. Таким образом можно отслеживать свой прогресс».
Алуа Касымхан, координатор Отдела исследований МИСК:
«Я преподаватель, и, предлагая ученикам связываться отныне дистанционно, столкнулась с тем, что никто из них не знает, как пользоваться скайпом. Он безнадежно устарел, и с этим надо мириться. Поэтому мы остановились на Discord. Это чат-приложение для геймеров, поэтому он не виснет, не перегружает компьютер, да и интерфейс там более дружелюбный.
А еще я пользуюсь Libre Office – это свободный аналог продуктов Майкрософт, которые сейчас стали платными. У Libre тот же пакет: текстовый редактор, таблицы, презентации и т.д».
Читайте также:
Что такое подкасты и зачем их слушать?
Подборка подкастов, на которые стоит подписаться каждому.
Как выучить английский язык?
Подборка сайтов и приложений, которые помогут освоить английский язык.
Чем заняться на карантине
Есть несколько возможностей для полезного время препровождения.
Будьте в курсе всех наших новостей, подписывайтесь на наш Instagram.
